Optim'BTP - 1 - FORMATION INITIALE

Formation mixte

Accessible

Durée : 52 heures et 30 minutes (7.5 jours)

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Formation créée le 22/07/2024. Dernière mise à jour le 19/12/2024.

Version du programme : 1

Programme de la formation

Maîtriser les fonctionnalités d'Optim'BTP

Objectifs de la formation

Être capable de consulter les informations des affaires, l'annuaire et les documents
Gérer des listes : recherche, tri, filtres
Être capable de créer des Affaires/Chantiers
Être capable de créer des Tiers
Comprendre le fonctionnement d'un projet
Faire évoluer son projet (validation ou annulation)
Être capable de créer un prospect
Créer un ouvrage simple dans Optim'BTP
Naviguer par les fenêtres de la bibliothèque
Créer un article dans Optim'BTP
Retrouver les familles et sous-familles multi-niveaux
Naviguer dans la liste des pièces de ventes avec regroupements et cumuls par Tiers/Clients, Date, État
Créer des phases
Gérer des lignes en option, variante et pour mémoire
Gérer des versions de devis avec version de référence
Comprendre la synthèse financière par phase (modification des coefficients, modification du nombre d’heures)
Comprendre la gestion du marché de travaux
Gérer les acomptes et les retenues de garantie
Créer/Modifier une facture directe.
Créer/Modification une situation
Créer/Modifier une facture en lien avec une situation.
Créer des demandes de prix ou demandes d'approvisionnement
Utiliser la génération assistée de la liste des besoins d'approvisionnement issus de l'étude d'exécution
Générer des commandes par création assistée ou manuelle
Transformer une demande de prix en commande
Transformer des commandes fournisseurs en Bon de Livraison
Gérer des Bons de Retour
Créer directement un BL sans commande d'origine
Pointer des factures fournisseurs et sous-traitants
Créer une facture d'achat sans commande d'origine
Générer une demande de prix sur une prestation de sous-traitance
Gérer les retours des offres proposées et choix du sous-traitant
Éditer des documents administratifs (Contrat BTP simplifié, DC4, …)
Établir un Avenant de commande ST
Suivre la facturation des prestations par le ST (globale ou par chantier)
Réaliser une Fiche matériel
Effectuer le suivi des visites de contrôle (VGP) avec suivi des visites à programmer, visites de maintenance, autres ...
Créer et suivre les affectations (Chantier, absence, visite, entretien)
Télécharger l'application
Saisir la consommation chantier
Saisir un pointage horaire
Gérer, créer des salariés, et des équipes
Gérer des intérimaires
Saisir et consulter des pointages horaires
Réaliser des affaires de cotraitance dans le logiciel
Connaitre et maitriser l'ensemble des fonctionnalités de la gestion de la sous-traitance dans le module Achats et stocks.
Créer et modifier des fiches « article » de type "Gestion stock"
Gérer les commandes par création assistée ou manuelle
Gérer des niveaux minimum de stock d'articles et des renouvellements
Mettre à jour le stock via des entrées/sorties
Réaliser les inventaires

Profil des bénéficiaires

Utilisateurs Windows, dans le domaine du bâtiment

Public ayant les connaissances de base Windows.

Contenu de la formation

MODULE BASE - 1 - CONNAITRE LE PROGRAMME
- Paramétrer l'ouverture et accès
- Découvrir l'ergonomie et principes généraux
- Rechercher des affaires et des Tiers
- Commande du ruban suivant les droits
- Gérer des listes : recherche, tri, filtres
- Approche globale et Interaction des différents modules
MODULE BASE - 2 - UTILISER LA BASE OPTIM'BTP
- Consulter des Affaires/Chantiers
- Gérer l'annuaire (création, modification)
- Utiliser l'outil de synchronisation Outlook
- Gérer électroniquement les documents associés à une affaire, à un tiers, organisation et recherche globale
MODULE SUIVI COMMERCIAL - 1 - MAITRISER LES GENERALITES
- Maîtriser l'ergonomie générale, et organiser les différents écrans et gestion des vues
- Connaitre le vocabulaire et les notions associées : Avant-projet, Projet, Prospect, Etats…
- Les types de données gérées : suivi des Appels d'offres, Gestion, suivi des projets et enchainements des états suivant l'avancement des projets. Études/Devis, Planning de charge, analyses financières …
- Gérer les différents droits d'accès
- Accéder aux éditions
MODULE SUIVI COMMERCIAL - 2 - SAISIR SOUS OPTIM'BTP
- Détailler chaque fiche projet (Infos Appel d'Offres, Devis, ...)
- Adapter le suivi à son organisation
- Rechercher un enregistrement
- Réaliser les traitements et états des fiches projet
MODULE SUIVI COMMERCIAL - 3 - COMPRENDRE LES LIENS AVEC LES AUTRES MODULES D'OPTIM'BTP
- Gérer les différents opérateurs (Chargé d'affaires, Métreur, Chargé d'études)
- Gérer l'annuaire prospect et client
MODULE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE - MAITRISER LES BASES DE LA BIBLIOTHEQUE
- Naviguer par les fenêtres de la bibliothèque
- Gérer les familles et sous-familles multi-niveaux
- Gérer les types d'articles et les types de salariés
- Comprendre les différents articles (matériaux, MO, sous-traitance, matériel et location, divers)
- Créer un ouvrage simple dans Optim'BTP
- Créer des ouvrages imbriqués (multi-niveaux)
- Gérer les coefficients de pertes et de cadences
- Maîtriser le métré bibliothèque
- Comprendre des droits utilisateur spécifique pour modification bibliothèque
MODULE DEVIS ET CHIFFRAGE - 1 - NAVIGUER A TRAVERS LES DIFFERENTES FENETRES
- Naviguer dans la liste des pièces de ventes avec regroupements et cumuls par Tiers/Clients, Date, État
- Dupliquer des devis
MODULE DEVIS ET CHIFFRAGE - 2 - CREER UN DEVIS
- Ajouter des lignes
- Créer des phases
- Mettre en forme le devis
- Gérer des lignes en option, variante et pour mémoire
- Gérer des versions de devis avec version de référence
- Gérer le marquage des lignes par couleur
- Gérer des frais indirects (Frais annexes)
MODULE DEVIS ET CHIFFRAGE - 3 - FONCTIONNALITES EXISTANTES LIEES AU MODULE DES VENTES
- Comprendre les feuilles détail déboursé par phase (modification en série du prix, du libellé)
- Comprendre la synthèse financière par phase (modification des coefficients, modification du nombre d’heures)
- Générer des éditions standards
- Gérer des BPU / Marché à bon de commande et des attachements
MODULE VENTES ET FACTURES - 1 - LES ONGLETS DU MODULE VENTES
- Ergonomie générale et organisation des différents écrans.
- Comprendre la gestion du marché de travaux
MODULE VENTES ET FACTURES - 2 - SITUATIONS DE TRAVAUX
- Créer/Modifier des situations et saisir l'avancement en quantité ou en pourcentage
- Gérer les acomptes, les retenues de garantie et les paiements directs
MODULE VENTES ET FACTURES - 3 - FACTURATION / DGD
- Créer/Modifier une facture directe.
- Créer/Modifier une facture en lien avec une situation.
- Préparer/Éditer un décompte général et définitif.
MODULE ACHATS - PRÉPARATION / COMMANDE - 1 - PRÉPARER LES ACHATS
- Utiliser la génération assistée de la liste des besoins d'approvisionnement issus de l'étude d'exécution
- Regrouper des achats par type d'approvisionnement et par type de produit/prestation
MODULE ACHATS - PRÉPARATION / COMMANDE - 2 - RÉALISER DES DEMANDES DE PRIX ET DES RÉSERVATIONS
- Utiliser la Gestion centralisée (Annuaire) des fournisseurs
- Créer des demandes de prix ou demandes d'approvisionnement
- Préremplir des demandes en fonction de l'historique des demandes (Par Société par Secteur et par Utilisateur)
- Générer et mise en GED automatique des documents (Par fournisseur et par chantier)
- Suivre des pièces et relances
MODULE ACHATS - PRÉPARATION / COMMANDE - 3 - GÉRER LES COMMANDES FOURNISSEURS
- Générer des commandes par création assistée ou manuelle
- Regrouper des demandes d'achats et les besoins de réapprovisionnement du stock
- Transformer une demande de prix en commande
- Utiliser l'envoi assisté et mettre en GED (Idem demande de prix)
MODULE ACHATS – LIVRAISON / FACTURATION - REALISER LES BL ET LES FACTURES FOURNISSEURS
- Gérer la création d'une base de connaissance pour les métreurs pour recherche du dernier prix d'achat
- Transformer des commandes fournisseurs en BL
- Pointer des BL et factures Fournisseurs
- Gérer des retours fournisseurs
- Saisir des factures/avoirs fournisseurs directs.
- Envoi assisté et mise en GED (Idem demande de prix)
MODULE GESTION DE LA SOUS-TRAITANCE - 1 - GESTION CENTRALISEE (ANNUAIRE) DES SOUS-TRAITANTS
- Entrer des Informations spécifiques à la sous-traitance et des champs complémentaires
- Mettre en GED au niveau du Tiers des documents administratifs obligatoires
MODULE GESTION DE LA SOUS-TRAITANCE - 2 - GÉNÉRER DES PRESTATIONS DE SOUS-TRAITANCE
- Enregistrer les prestations en directe ou à partir de l'étude
- Générer une demande de prix
- Gérer les retours des offres proposées et choix du sous-traitant
- Budgétiser et passer la commande initiale
- Éditer des documents administratifs (Contrat BTP simplifié, DC4, …)
- Gérer les attestations attendues (contrôle et suivi de leur validité)
- Établir un Avenant de commande ST
- Suivre la facturation des prestations par le ST (globale ou par chantier)
- Générer les éditions
MODULE MATERIEL - 1 - LISTER LE MATÉRIEL/ENGINS
- Gérer le parc de l'entreprise et le matériel en location
- Réaliser une Fiche matériel : Marque, Modèle, N° de série, Dimension, Chauffeur, État, Dates entrée/sortie, fréquence de visite
MODULE MATERIEL - 2 - GÉRER LES VISITES DE CONTRÔLE ET ENTRETIENS ET SUIVRE LES COÛTS DIRECTS ET LES PRIX DE REVIENT HORAIRES
- Effectuer le suivi des visites de contrôle (VGP) avec suivi des visites à programmer, visites de maintenance, autres ...
- Enregistrer les coûts (Amortissement, entretien, visite) et des temps d'utilisation pour calcul dynamique des prix de revient réels
MODULE MATERIEL - 3 - AFFECTER LE MATERIEL, VISUALISER L'AFFICHAGE EN MODE PLANNING ET L'ÉDITER
- Créer et suivre les affectations (Chantier, absence, visite, entretien) avec calcul des disponibilités et suivi des dates prévisionnelles de retours
- Organiser l'affichage en mode planning (1 à 4 semaines) avec création, modification des affectations par fiche ou cliquer - glisser
- Paramétrer des vues, des filtres …
- Éditer un planning journalier et hebdomadaire A4 et A3
MODULE APPLI MOBILE - 1 - CONNAITRE LE PROGRAMME
- Télécharger l'application
- Connecter à ma société et à mon compte utilisateur
- Comprendre le ruban suivant mes droits et mes boutons d'actions
- Connaitre le mode offline
MODULE APPLI MOBILE - 2 - UTILISER LE MODULE SALARIÉ
- Connaitre les fonctionnalités liées à ma société
- Consulter les documents salariés
MODULE APPLI MOBILE - 3 - UTILISER LE MODULE CHANTIER
- Connaitre les fonctionnalités de l'activité du jour qui concerne ma société
- Consulter et ajouter des documents chantiers.
- Être capable de réaliser les demandes demandées par ma société : demande approvisionnement et/ou matériel
- Saisir la consommation chantier
MODULE APPLI MOBILE - 4 - UTILISER LE MODULE MATERIEL
- Consulter les fiches techniques
MODULE POINTAGE HORAIRE - 1 - COMPRENDRE LA BASE D'OPTIM'BTP
- Utiliser des éditions standards
- Gérer, créer des salariés, et des équipes
- Gérer des intérimaires
MODULE POINTAGE HORAIRE - 2 - GÉRER LES POINTAGES
- Saisir et consulter des pointages horaires
- Réaliser le Pointage hebdomadaire, journalier, par équipe
- Maîtriser la saisie des absences (pointage individuel ou collectif)
- Saisir et consulter des consommations (filtres, Type de pièce, compte tiers, articles, …)
- Saisir et consulter des situations (compte tiers client, libellés, …)
MODULE POINTAGE HORAIRE - 3 - SUIVI DES RÉALISATIONS
- Générer les éditions standards
- Consulter, vérifier et valider les pointages
MODULE COTRAITANCE - 1 - ÉTABLIR UNE AFFAIRE DE COTRAITANCE
- Paramétrer le système et les droits utilisateur à activer pour la gestion de la cotraitance
- Créer et modifier d'une affaire de cotraitance
- Découvrir l'ergonomie générale et l'organisation de la fiche affaire de cotraitance (onglets, raccourcis)
- Gérer l'annuaire dans l'affaire de cotraitance : ajout, modification, suppression d'un cotraitant ou autre intervenant
- Consulter et gérer la GED liée à l'affaire
MODULE COTRAITANCE - 2 - SAISIR UN DEVIS DE GROUPEMENT
- Comparer les particularités du devis de groupement par rapport à un devis classique
- Créer un devis de regroupement, différentes possibilités (par importation d'un devis global au niveau du groupement avec un Excel paramétrable, par importation d'un devis par lot, par saisie directe)
- L'utiliser l'écran de ventilation du devis de groupement
- Elaborer un devis TS de groupement
- Personnaliser l'édition du devis de groupement
- Éditer un devis de groupement
MODULE COTRAITANCE - 3 - CHIFFRER UN MARCHÉ DE GROUPEMENT
- Découvrir l'ergonomie générale de la fiche marché de groupement
- Saisir des compléments et TVA (actualisation, remise, compte prorata) et de la RG/caution
- Créer et gérer la facture d'acompte
MODULE COTRAITANCE - 4 - ENREGISTRER LA SITUATION DE TRAVAUX ET LA FACTURATION
- Créer et modifier une situation de groupement
- Ventiler la situation de groupement (par importation d'une situation global au niveau du groupement avec un Excel paramétrable, par saisie directe)
- Ventiler la déduction de l'acompte de cotraitance
- Créer et modifier une facture de groupement à partir d'une situation
- Éditer des documents (situation, facturation, récapitulatif cotraitance)
MODULE STOCKS - 1 - MAÎTRISER LES BIBLIOTHÈQUES ET LES BASES ARTICLES
- Créer et modifier des fiches « article » : Type d'article, Type de produit/prestation, Tarif fournisseurs,
MODULE STOCKS - 2 - PRÉPARATION DES ACHATS
- Gérer les commandes par création assistée ou manuelle
- Regrouper les achats par type d'approvisionnement et par type de produit/prestation
MODULE STOCKS - 3 - DEMANDES DE PRIX ET RÉSERVATIONS
- Générer des demandes de prix ou demandes d'approvisionnement
MODULE STOCKS - 4 - GÉRER LE STOCK
- Gérer des niveaux minimum de stock d'articles
- Mettre à jour des entrées / sorties en lien avec les commandes / BL et les approvisionnements
- Gérer les multi-stocks et dépôts / Emplacements / Positions
- Réaliser les inventaires
- Éditer des éditions pour suivi et valorisation

Équipe pédagogique

Formateurs qualifiés dans le respect de la certification QUALIOPI

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

Le contenu de la formation est susceptible d'être adapté aux besoins du(es) stagiaire(s).
Session à distance ou en présentiel
Exercices pratiques d'application au cours de la formation
Questionnaire de satisfaction à renseigner par le stagiaire dès la fin de la formation

Qualité et satisfaction

Nouvelle formation 2024 - Pas encore d'indicateurs de résultats

Accessibilité

Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Notre agence est classée en tant qu’ Établissement Recevant du Public avec accès aux Personnes à Mobilité Réduite.