Optim'BTP - FORMATION INITIALE
Besoin d’adapter cette formation à vos besoins ?
N’hésitez pas à nous contacter afin d’obtenir un devis sur mesure !
Formation créée le 22/07/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Maîtriser les fonctionnalités d'Optim'BTP
Objectifs de la formation
- Maîtriser les fonctionnalités d'Optim'BTP et de ces modules
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Utilisateurs Windows, dans le domaine du bâtiment
Prérequis
- Public ayant les connaissances de base Windows.
Contenu de la formation
-
MODULE BASE - 1 - CONNAITRE LE PROGRAMME
- Paramétrer l'ouverture et accès
- Découvrir l'ergonomie et principes généraux
- Rechercher des affaires et des Tiers
- Commande du ruban suivant les droits
- Gérer des listes : recherche, tri, filtres
- Approche globale et Interaction des différents modules
-
MODULE BASE - 2 - UTILISER LA BASE OPTIM'BTP
- Consulter des Affaires/Chantiers
- Gérer l'annuaire (création, modification)
- Utiliser l'outil de synchronisation Outlook
- Gérer électroniquement les documents associés à une affaire, à un tiers, organisation et recherche globale
-
MODULE SUIVI COMMERCIAL - 1 - MAITRISER LES GENERALITES
- Maîtrise de l'ergonomie générale, et de l'organisation des différents écrans et gestion des vues
- Connaissance du vocabulaire et notions associées : Avant-projet, Projet, Prospect, Etats…
- Les types de données gérées : suivi des Appels d'offres, Gestion, suivi des projets et enchainements des états suivant l'avancement des projets. Études/Devis, Planning de charge, analyses financières …
- Les différents droits d'accès
- L'accès aux éditions
-
MODULE SUIVI COMMERCIAL - 2 - SAISIR SOUS OPTIM'BTP
- Connaître le détail de chaque fiche projet (Infos Appel d'Offres, Devis, ...)
- Savoir adapter le suivi à son organisation
- Savoir rechercher un enregistrement
- Connaitre les traitements et états des fiches projet
-
MODULE SUIVI COMMERCIAL - 3 - COMPRENDRE LES LIENS AVEC LES AUTRES MODULES D'OPTIM'BTP
- Gérer les différents opérateurs (Chargé d'affaires, Métreur, Chargé d'études).
- Gérer l'annuaire prospect et client.
-
MODULE SUIVI COMMERCIAL - 4 - MAITRISER LE PLANNING DE CHARGE PREVISIONNEL
- Maîtriser les dates, du nombre d'heures et des estimations des projets et études
- Générer les différents fichiers et impressions
-
MODULE SUIVI COMMERCIAL - 5 - GESTION DES PARAMETRES D'OPTIM'BTP
- Utiliser les marquages des projets
- Gérer des tâches et échéances pour relances
-
MODULE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE - MAITRISER LES BASES DE LA BIBLIOTHEQUE
- Naviguer par les fenêtres de la bibliothèque
- Gérer les familles et sous-familles multi-niveaux
- Gérer les types d'articles et les types de salariés
- Comprendre les différents articles (matériaux, MO, sous-traitance, matériel et location, divers)
- Créer un ouvrage simple dans Optim'BTP
- Créer des ouvrages imbriqués (multi-niveaux)
- Gérer les coefficients de pertes et de cadences
- Maîtriser le métré bibliothèque
- Comprendre des droits utilisateur spécifique pour modification bibliothèque
-
MODULE DEVIS ET CHIFFRAGE - 1 - NAVIGUER A TRAVERS LES DIFFERENTES FENETRES
- Naviguer dans la liste des pièces de ventes avec regroupements et cumuls par (Tiers/Clients, Date, État)
- Dupliquer des devis
-
MODULE DEVIS ET CHIFFRAGE - 2 - CREER UN DEVIS
- Ajouter des lignes
- Créer des phases
- Mettre en forme le devis
- Gérer des lignes en option, variante et pour mémoire
- Gérer des versions de devis avec version de référence
- Gérer le marquage des lignes par couleur
- Gérer des frais indirects (Frais annexes)
-
MODULE DEVIS ET CHIFFRAGE - 3 - FONCTIONNALITES EXISTANTES LIEES AU MODULE DES VENTES
- Comprendre les feuilles détail déboursé par phase (modification en série du prix, du libellé)
- Comprendre la synthèse financière par phase (modification des coefficients, modification du nombre d’heures)
- Générer des éditions standards
- Gérer des BPU / Marché à bon de commande et des attachements
-
MODULE DEVIS ET SITUATIONS / CONDUCTEUR TRAVAUX - 1 - LES ONGLETS DU MODULE VENTES
- Ergonomie générale et organisation des différents écrans.
-
MODULE DEVIS ET SITUATIONS / CONDUCTEUR TRAVAUX - 2 - DEVIS / ATTACHEMENT / COMMANDE
- Créer/Modifier des devis simples, avenants et TS
- Gérer les bordereaux de prix, les actualisations et les révisions.
-
MODULE DEVIS ET SITUATIONS / CONDUCTEUR TRAVAUX - 3 - SITUATIONS DE TRAVAUX
- Créer/Modifier des situations et saisir l'avancement en quantité ou en pourcentage.
-
MODULE VENTES ET FACTURES - 1 - LES ONGLETS DU MODULE VENTES
- Ergonomie générale et organisation des différents écrans.
- Comprendre la gestion du marché de travaux
-
MODULE VENTES ET FACTURES - 2 - SITUATIONS DE TRAVAUX
- Créer/Modifier des situations et saisir l'avancement en quantité ou en pourcentage
- Gérer les acomptes, les retenues de garantie et les paiements directs
-
MODULE VENTES ET FACTURES - 3 - FACTURATION / DGD
- Créer/Modifier une facture directe.
- Créer/Modifier une facture en lien avec une situation.
- Préparer/Éditer un décompte général et définitif.
-
MODULE ACHATS - PRÉPARATION / COMMANDE - 1 - PRÉPARER LES ACHATS
- Utiliser la génération assistée de la liste des besoins d'approvisionnement issus de l'étude d'exécution
- Regrouper des achats par type d'approvisionnement et par type de produit/prestation
-
MODULE ACHATS - PRÉPARATION / COMMANDE - 2 - RÉALISER DES DEMANDES DE PRIX ET DES RÉSERVATIONS
- Utiliser la Gestion centralisée (Annuaire) des fournisseurs
- Créer des demandes de prix ou demandes d'approvisionnement
- Préremplir des demandes en fonction de l'historique des demandes (Par Société par Secteur et par Utilisateur)
- Générer et mise en GED automatique des documents (Par fournisseur et par chantier)
- Suivre des pièces et relances
-
MODULE ACHATS - PRÉPARATION / COMMANDE - 3 - GÉRER LES COMMANDES FOURNISSEURS
- Générer des commandes par création assistée ou manuelle
- Regrouper des demandes d'achats et les besoins de réapprovisionnement du stock
- Transformer une demande de prix en commande
- Utiliser l'envoi assisté et mettre en GED (Idem demande de prix)
-
MODULE ACHATS – LIVRAISON / FACTURATION - REALISER LES BL ET LES FACTURES FOURNISSEURS
- Gérer la création d'une base de connaissance pour les métreurs pour recherche du dernier prix d'achat
- Transformer des commandes fournisseurs en BL
- Pointage des BL et factures Fournisseurs.
- Gérer des retours fournisseurs
- Saisir des factures/avoirs fournisseurs directs.
- Envoi assisté et mise en GED (Idem demande de prix)
-
MODULE GESTION DE LA SOUS-TRAITANCE - 1 - GESTION CENTRALISEE (ANNUAIRE) DES SOUS-TRAITANTS
- Entrer des Informations spécifiques à la sous-traitance et des champs complémentaires
- Mettre en GED au niveau du Tiers des documents administratifs obligatoires
-
MODULE GESTION DE LA SOUS-TRAITANCE - 2 - GÉNÉRER DES PRESTATIONS DE SOUS-TRAITANCE
- Enregistrer les prestations en directe ou à partir de l'étude
- Générer une demande de prix
- Gérer les retours des offres proposées et choix du sous-traitant
- Budgétiser et passer la commande initiale
- Éditer des documents administratifs (Contrat BTP simplifié, DC4, …)
- Gérer les attestations attendues (contrôle et suivi de leur validité)
- Établir un Avenant de commande ST
- Suivre la facturation des prestations par le ST (globale ou par chantier)
- Générer les éditions
-
MODULE MATERIEL - 1 - LISTER LE MATÉRIEL/ENGINS
- Gérer le parc de l'entreprise et le matériel en location
- Réaliser une Fiche matériel : Marque, Modèle, N° de série, Dimension, Chauffeur, État, Dates entrée/sortie, fréquence de visite
-
MODULE MATERIEL - 2 - GÉRER LES VISITES DE CONTRÔLE ET ENTRETIENS ET SUIVRE LES COÛTS DIRECTS ET LES PRIX DE REVIENT HORAIRES
- Effectuer le suivi des visites de contrôle (VGP) avec suivi des visites à programmer, visites de maintenance, autres ...
- Enregistrer les coûts (Amortissement, entretien, visite) et des temps d'utilisation pour calcul dynamique des prix de revient réels
-
MODULE MATERIEL - 3 - AFFECTER LE MATERIEL, VISUALISER L'AFFICHAGE EN MODE PLANNING ET L'ÉDITER
- Créer et suivre les affectations (Chantier, absence, visite, entretien) avec calcul des disponibilités et suivi des dates prévisionnelles de retours
- Organiser l'affichage en mode planning (1 à 4 semaines) avec création, modification des affectations par fiche ou cliquer - glisser
- Paramétrer des vues, des filtres …
- Éditer un planning journalier et hebdomadaire A4 et A3
-
MODULE APPLI MOBILE - 1 - CONNAITRE LE PROGRAMME
- Télécharger l'application
- Connecter à ma société et à mon compte utilisateur
- Comprendre le ruban suivant mes droits et mes boutons d'actions
- Connaitre le mode offline
-
MODULE APPLI MOBILE - 2 - UTILISER LE MODULE SALARIÉ
- Connaitre les fonctionnalités liées à ma société
- Consulter les documents salariés
-
MODULE APPLI MOBILE - 3 - UTILISER LE MODULE CHANTIER
- Connaitre les fonctionnalités de l'activité du jour qui concerne ma société
- Consulter et ajouter des documents chantiers.
- Être capable de réaliser les demandes demandées par ma société : demande approvisionnement et/ou matériel
- Saisir la consommation chantier
-
MODULE APPLI MOBILE - 4 - UTILISER LE MODULE MATERIEL
- Consulter les fiches techniques
-
MODULE POINTAGE HORAIRE - 1 - COMPRENDRE LA BASE D'OPTIM'BTP
- Utiliser des éditions standards
- Gérer, créer des salariés, et des équipes
- Gérer des intérimaires
-
MODULE POINTAGE HORAIRE - 2 - GÉRER LES POINTAGES
- Saisir et consulter des pointages horaires
- Réaliser le Pointage hebdomadaire, journalier, par équipe
- Maîtriser la saisie des absences (pointage individuel ou collectif)
- Saisir et consulter des consommations (filtres, Type de pièce, compte tiers, articles, …)
- Saisir et consulter des situations (compte tiers client, libellés, …)
-
MODULE POINTAGE HORAIRE - 3 - SUIVI DES RÉALISATIONS
- Générer les éditions standards
- Consulter, vérifier et valider les pointages
-
MODULE COTRAITANCE - 1 - ÉTABLIR UNE AFFAIRE DE COTRAITANCE
- Paramétrer le système et les droits utilisateur à activer pour la gestion de la cotraitance
- Créer et modifier d'une affaire de cotraitance
- Découvrir l'ergonomie générale et l'organisation de la fiche affaire de cotraitance (onglets, raccourcis)
- Gérer l'annuaire dans l'affaire de cotraitance : ajout, modification, suppression d'un cotraitant ou autre intervenant
- Consulter et gérer la GED liée à l'affaire
-
MODULE COTRAITANCE - 2 - SAISIR UN DEVIS DE GROUPEMENT
- Comparer les particularités du devis de groupement par rapport à un devis classique
- Créer un devis de regroupement, différentes possibilités (par importation d'un devis global au niveau du groupement avec un Excel paramétrable, par importation d'un devis par lot, par saisie directe)
- L'utiliser l'écran de ventilation du devis de groupement
- Elaborer un devis TS de groupement
- Personnaliser l'édition du devis de groupement
- Éditer un devis de groupement
-
MODULE COTRAITANCE - 3 - CHIFFRER UN MARCHÉ DE GROUPEMENT
- Découvrir l'ergonomie générale de la fiche marché de groupement
- Saisir des compléments et TVA (actualisation, remise, compte prorata) et de la RG/caution
- Créer et gérer la facture d'acompte
-
MODULE COTRAITANCE - 4 - ENREGISTRER LA SITUATION DE TRAVAUX ET LA FACTURATION
- Créer et modifier une situation de groupement
- Ventiler la situation de groupement (par importation d'une situation global au niveau du groupement avec un Excel paramétrable, par saisie directe)
- Ventiler la déduction de l'acompte de cotraitance
- Créer et modifier une facture de groupement à partir d'une situation
- Éditer des documents (situation, facturation, récapitulatif cotraitance)
-
MODULE STOCKS - 1 - MAÎTRISER LES BIBLIOTHÈQUES ET LES BASES ARTICLES
- Créer et modifier des fiches « article » : Type d'article, Type de produit/prestation, Tarif fournisseurs,
-
MODULE STOCKS - 2 - PRÉPARATION DES ACHATS
- Gérer les commandes par création assistée ou manuelle
- Regrouper les achats par type d'approvisionnement et par type de produit/prestation
-
MODULE STOCKS - 3 - DEMANDES DE PRIX ET RÉSERVATIONS
- Générer des demandes de prix ou demandes d'approvisionnement
-
MODULE STOCKS - 4 - GÉRER LE STOCK
- Gérer des niveaux minimum de stock d'articles
- Mettre à jour des entrées/sorties en lien avec les commandes/BL et les approvisionnements
- Gérer les multi-stocks et dépôts / Emplacements / Positions
- Maîtriser les inventaires
- Éditer des éditions pour suivi et valorisation.
-
MODULE ANALYSE - 1 - CONNAÎTRE LES FONCTIONNALITÉS PRINCIPALES DU PROGRAMME
- Maîtriser l'ergonomie et principes généraux
- Comprendre l'outil recherche des affaires et des Tiers
- Gérer les différents types de listes (recherche, tri, filtres)
- Comprendre l'approche globale du logiciel et interaction des différents modules
- Consulter les différentes analyse des prix de revient (prévisions des affaires, synthèse financière)
- Utiliser des éditions standards
-
MODULE ANALYSE - 2 - MAÎTRISER LES AFFAIRES
- Création, obligation et modification des Affaires/Chantiers
- Liaison avec le suivi commercial, MDA…
-
MODULE ANALYSE - 3 - LES RESSOURCES ET LE PLANNING
- Affecter des ressources (MO/Engins).
- Gérer l'établissement du planning de charge.
- Générer du planning (diagramme de GANTT) avec MS Project (en option)
-
MODULE ANALYSE - 4 - LE BUDGET PRÉVISIONNEL
- Consulter et valider le budget prévisionnel
- Comparer le budget lié à l'étude de prix
-
MODULE ANALYSE - 5 - LE BUDGET DES PRÉVISIONS À TERME
- Ajuster des « Reste à faire »
- Suivre le tableau de bord des éditions pour suivi et valorisation.
-
MODULE SUPERVISEUR - 1 - CONNAISSANCE DU PROGRAMME
- Maîtriser l'ouverture et accès
- Comprendre l'ergonomie et les principes généraux (Commande du Ruban, Gestion des listes, Outil recherche des affaires et des Tiers)
- Comprendre l'approche globale et Interaction des différents modules
- Maîtriser la création, obligation et modification des Affaires/Chantiers
- Gérer et créer des salariés et équipes
- Comprendre les principes de gestion des intérimaires
- Créer et modifier des fonctions, des types de salariés et du taux horaire, des zones de déplacements et des montants associés
- Saisir des absences
- Créer et modifier des codes d'absences
- Créer et modifier des profils horaires et de paye des sociétés
- Saisir des consommations : gestion des articles et des familles d'articles
- Mettre en place de l'annuaire, création des natures, activités (Option de la synchronisation si Outlook)
- Maîtriser la gestion électronique des documents associés à une affaire, à un tiers : création et modification de l'arborescence
- Comprendre et réaliser l'organisation du dossier serveur
- Gérer les utilisateurs : savoir créer les profils et les associer aux utilisateurs afin de gérer les droits d'accès
- Analyser des prix de revient (Prévisions des affaires, synthèse financière)
- Utiliser des éditions standards
- Préparer la paye (principes et utilisation)
-
MODULE SUPERVISEUR - 2 - SUIVANT LES OPTIONS DU LOGICIEL
- Importer des factures d'achats / ventes à partir de la comptabilité analytique
- Exporter des variables et réintégration vers la paie
- Gérer des multi sociétés
- Paramétrer le suivi commercial
Équipe pédagogique
Formateurs qualifiés dans le respect de la certification QUALIOPI
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Une session de 2H20 à distance ou en présentiel
- Une session de 2H20 à distance ou en présentiel.
- Une sessions de 2h20 à distance ou en présentiel Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
- Une session de 2h20 à distance ou en présentiel Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
- Une session de 2h20 à distance ou en présentiel. Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
- Exercices pratiques d'application au cours de la formation Questionnaire de satisfaction à renseigner par le stagiaire dès la fin de la formation
- Exercices pratiques d'application au cours de la formation
- Questionnaire de satisfaction à renseigner par le stagiaire dès la fin de la formation
- Une session de 2h20 à distance ou en présentiel
- Le contenu de la formation est susceptible d'être adapté aux besoins du(es) stagiaire(s).
- Exercices pratiques d'application au cours de la formation Questionnaire de satisfaction à renseigner par le stagiaire dès la fin de la formation
Ressources techniques et pédagogiques
- Une session de 2H20 à distance ou en présentiel Formation à distance sur les postes de l'entreprise par Teamviewer ou Teams. Conférence téléphonique
- Une session de 2H20 à distance ou en présentiel Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
- Formation à distance sur les postes de l'entreprise par Teamviewer ou Team Ent. Conférence téléphonique
- Deux sessions de 2H20 à distance ou en présentiel soit 4H40.
- Une session de 2h20 à distance ou en présentiel
- Une session de 2H20 à distance ou en présentiel Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
- Une session de 2H20 à distance ou présentiel. Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
- Session pratique avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
- Formation à distance sur les postes de l'entreprise par Teamviewer ou Team Ent. Conférence téléphonique
- Le contenu de la formation est susceptible d'être adapté aux besoins du(es) stagiaire(s).
- Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
- Formation à distance sur les postes de l'entreprise par Teamviewer ou Teams. Conférence téléphonique
- Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires
- Le contenu de la formation est susceptible d'être adapté aux besoins du(es) stagiaire(s)
- Formation à distance sur les postes de l'entreprise par Teamviewer ou Teams, Conférence téléphonique
- Une session de 2H20 à distance ou en présentiel. Sessions pratiques avec alternance d'apport de connaissances et d'exercices d'application en adéquation avec le secteur d'activité et les besoins des stagiaires.
Accessibilité
Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap.
Notre agence est classée en tant qu’ Établissement Recevant du Public avec accès aux Personnes à Mobilité Réduite.